한국상사와 개인사업가를 위한 김병구회계사의 세무상식
출장에 배우자가 동반하는 경우도 있다. 예를 들어 독일 회사의 직원이 한국으로 5일간 출장을 가면서 배우자가 함께 출국해 개인적인 시간을 보내는 경우다. 이때 배우자의 항공료나 호텔비를 회사가 부담해도 되는지 문제가 될 수 있다.
이번에는 이러한 경우의 올바른 비용 처리 방법에 대해 알아보도록 한다.
기본적으로 배우자의 동반으로 인해 추가로 발생하는 비용은 개인적인 비용으로 보는 것이 원칙이다.
예를 들어 직원 홍길동의 왕복 항공료가 1,000유로이고 배우자의 항공료도 1,000유로라면, 직원 홍길동의 항공료 1,000유로는 업무상 출장비로 처리할 수 있지만, 배우자의 항공료 1,000유로는 업무와 관련이 없는 개인적인 여행비용이다.
올바른 처리 방법은 다음과 같다. 배우자의 항공료 1,000유로를 개인적으로 부담하는 것이 가장 간단하고 명확하다.
만약 회사가 배우자의 항공료까지 대신 지급한다면, 해당 금액이 직원에게 제공된 현물급여 (geldwerter Vorteil)에 해당된다. 현물급여 역시 과세 대상이기 때문에 직원의 급여에 포함해 근로소득세 및 사회보험료 등의 처리를 해야 한다.
호텔비도 마찬가지다. 직원 1인의 숙박에 필요한 비용은 회사가 부담할 수 있지만, 배우자가 함께 숙박함으로써 추가로 발생하는 비용은 원칙적으로 개인이 부담해야 한다.
예를 들어 1인 객실이 1박 150유로이고 2인 숙박으로 인해 200유로가 발생했다면, 추가로 발생한 50유로는 배우자의 동반으로 인한 사적인 비용으로 보는 것이 일반적이다.
다만 배우자가 동반했다고 해서 호텔비 전체를 개인적인 비용으로 보는 것은 아니다. 호텔 객실이 1인 또는 2인 숙박 여부와 관계없이 동일한 가격이라면 배우자의 동반으로 회사의 추가 비용이 발생하지 않았기 때문이다.
핵심 질문은 “직원 홍길동이 혼자 출장을 갔을 경우 얼마의 호텔비가 발생했을 것인가” 이다. 그 비용보다 실제 많은 비용이 발생하였다면, 그 초과액을 개인적인 비용으로 구분하면 된다.
식비 역시 직원 본인의 출장에 필요한 비용과 배우자의 식사비를 구분해야 한다. 직원에게 지급되는 출장 식비 정액(Verpflegungsmehraufwand)은 직원 본인의 출장에 따른 추가적인 식비를 보전하기 위한 것이므로 배우자에게 동일한 금액을 지급할 수 있는 것은 아니다.
따라서 회사가 배우자의 항공료, 추가 호텔비 또는 식사비 등을 부담한다면 단순히 출장비로 회계처리하는 것으로 끝나는 것이 아니다. 업무와 관련이 없는 배우자의 비용을 회사가 대신 부담한 경우에는 직원에게 제공된 과세 대상 급여(Arbeitslohn) 에 해당하는지 검토해야 한다.
결국 배우자가 출장에 동반하는 것 자체에는 문제가 없다. 중요한 것은 직원의 업무상 출장에 필요한 비용과 배우자의 개인적인 여행비용을 명확하게 구분하는 것이다.
특히 항공권과 호텔을 함께 예약하는 경우에는 직원과 배우자의 비용을 구분해 정산하고 관련 영수증을 보관하는 것이 세무상 안전하다.
교포신문사는 독일 진출 한국상사들과 한인 개인사업가들을 위해 독일 공인회계사인 김병구회계사의 세무상식을 격 주간으로 연재한다.
김병구 회계사는 1999년 프랑크푸르트 대학에서 경영학석사학위를 취득하였으며, 세계적인 회계법인인 PWC 회계사로 근무하며 2006년 11월 국가시험에 합격하여 공인회계사의 자격을 획득하였다.
현재 김병구회계사는 FIDELIS Accounting GmbH Wirtschaftspruefungsgesellschaft의 대표로 활동하고 있다.
Tel. 06196-7766610
1473호 24면, 2026년 9월 4일